Cada número debe estar respaldado por documentación que el SAT pueda verificar, y aquí es donde las pólizas contables se vuelven protagonistas
Si las pólizas contables no están correctamente vinculadas a sus facturas, incluso un error pequeño puede convertirse en un dolor de cabeza fiscal.
Un folio fiscal olvidado, un pago sin conexión o un comprobante extranjero incompleto no son detalles menores. Son errores que el SAT detecta rápidamente, y que pueden significar requerimientos, rechazos de deducciones e incluso auditorías futuras.
La regla es simple, si tu póliza no está bien vinculada, tu contabilidad no existe para el SAT.
No registrar correctamente el folio fiscal en las pólizas contables
El folio fiscal no es un número interno que tú generes. Es un código único emitido por el SAT cuando timbra la factura, y sin él tu póliza queda “suelta”.
Un caso típico: la empresa registra la póliza con su número interno de factura. Internamente todo parece correcto, pero ante el SAT la relación con la factura electrónica oficial desaparece.
Consecuencias:
- El SAT puede solicitar aclaraciones detalladas.
- Podría rechazar la deducción del gasto.
- Genera observaciones que afectan auditorías futuras.
Incluso cuando la factura llega días después de registrar la póliza, actualizar el folio es obligatorio. Si tu sistema contable no lo permite, necesitas un reporte auxiliar oficial que detalle cada póliza con su folio fiscal, RFC y montos. Sin disciplina, este reporte se vuelve inútil.
Pagos desconectados de la factura original
Otro error frecuente es registrar correctamente la factura, pero luego hacer la póliza del pago sin vincularla a esa factura. Para el SAT esto genera dudas inmediatas: ¿de dónde proviene ese pago? ¿Qué factura respalda este desembolso?
La norma es clara, la póliza de pago debe siempre identificar la factura que ampara el gasto, ya sea compra a proveedores o cobros a clientes. Ignorarlo puede provocar observaciones y retrasos contables.
No documentar operaciones sin CFDI
No todas las operaciones requieren CFDI, y eso es legal. Sin embargo, incluso estas pólizas deben tener soporte documental. Ejemplos:
- Depreciación de activos
- Ajustes por inflación
- Variaciones en tipo de cambio
- Intereses bancarios
- Asientos de cierre o reclasificación
No basta con registrar la póliza, cada operación debe estar respaldada por contratos, estados de cuenta, cálculos internos o nómina, de forma que el SAT pueda verificar su origen y legitimidad.
Comprobantes extranjeros incompletos
Cuando compras a proveedores internacionales, normalmente no hay CFDI, sino un comprobante extranjero. Este debe contener:
- Datos completos del proveedor (nombre y número fiscal del país de origen)
- Fecha de emisión
- Descripción clara del bien o servicio
- Monto total
- Desglose de impuestos si aplica
Un comprobante vago o incompleto convierte la póliza en un registro cuestionable y puede obligarte a presentar documentación adicional ante el SAT.
Información clave faltante en las pólizas contables
Más allá del folio fiscal, una póliza debe incluir datos fundamentales:
- Forma de pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta)
- Impuestos aplicables (IVA, ISR, retenciones)
- RFC del proveedor o cliente
- Referencia clara del concepto (evita términos genéricos como “gasto” o “ingreso”)
El SAT cruza esta información con la factura electrónica. Cualquier inconsistencia puede generar observaciones, retrasos y costos adicionales.
Riesgos reales de pólizas contables mal vinculadas
Los errores pueden generar distintos niveles de impacto.
- Requerimiento de aclaración: te piden justificar la póliza. Puede retrasar trámites, pero se soluciona con documentación.
- Rechazo de deducciones: el SAT decide que el gasto no está respaldado y recalcula impuestos.
- Observaciones en auditoría: quedan registradas y aumentan el escrutinio en revisiones futuras.
- Multas administrativas: en casos graves o reiterados, se aplican sanciones económicas.
La mayoría de las empresas enfrentan requerimientos de aclaración, que aunque no son graves, implican tiempo, esfuerzo y costos contables.
¿Qué hacer ahora?
- Auditoría interna de pólizas: selecciona una muestra de los últimos meses y verifica que cada póliza tenga folio fiscal.
- Mapeo de operaciones sin CFDI: identifica todas las pólizas que no requieren factura y asegúrate de que tengan documentación de soporte.
- Revisión de pagos y cobros: confirma que cada póliza de pago esté vinculada a su factura original.
- Estandariza los formatos: define campos obligatorios (folio fiscal, forma de pago, RFC, concepto) y capacita a tu equipo.
- Reporte auxiliar mensual: si tu sistema contable no permite registrar folio fiscal directamente, implementa este reporte oficial y mantenlo actualizado.
Por qué el SAT detecta errores más rápido que nunca
El SAT modernizó su sistema de auditoría y ahora cruza automáticamente facturas con pólizas contables, antes un auditor humano revisaba archivo por archivo; ahora una computadora detecta cualquier inconsistencia en segundos.
Las pólizas contables son el puente entre tus operaciones y los reportes fiscales. Si este puente está mal construido, el problema surge en el peor momento. Corregirlo después de recibir un requerimiento es costoso y estresante; corregirlo hoy protege tu negocio y tus deducciones.
Conclusión de las pólizas contables
Cada póliza debe estar correctamente vinculada a su factura y documentada. No es un trámite opcional, es una defensa ante el SAT. Invertir tiempo y disciplina ahora evita problemas mayores después.