Los gastos por cuenta de terceros ocurren cuando una persona o empresa realiza pagos en nombre de otra, sin que el beneficiario final sea quien los cubra directamente
Estas operaciones de gastos a cuenta de terceros son comunes en entornos comerciales, administrativos y fiscales, pero requieren cumplir con ciertas reglas para ser deducibles ante el SAT.
Nuevas disposiciones fiscales en 2024
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2024, específicamente en su Regla 2.7.1.12., establece los lineamientos clave para la correcta gestión de estos gastos. Existen dos esquemas principales:
- Cuando un tercero realiza gastos y luego se le reembolsa: En este caso, el tercero cubre los pagos y posteriormente recibe el dinero de la persona o empresa a la que representa.
- Cuando se entregan recursos al tercero para que realice los gastos: Aquí, la empresa o persona proporciona fondos previamente para que el tercero cubra ciertos gastos.
Plazos para la devolución de montos no utilizados
Si una empresa o persona entrega dinero a un tercero para cubrir gastos futuros, cualquier cantidad no utilizada debe ser devuelta dentro de los siguientes plazos:
- Hasta el 31 de diciembre del ejercicio fiscal en curso.
- Si los recursos se entregaron en diciembre, la devolución puede realizarse hasta el 31 de marzo del año siguiente.
- Si el dinero no es reintegrado en estos plazos, se considerará como un ingreso acumulable y deberá emitirse un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por el monto correspondiente.
Requisitos fiscales para la correcta comprobación de los gastos a cuenta de terceros
Para garantizar la validez fiscal de estos gastos, el tercero que realiza los pagos debe emitir un CFDI con el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”. Este documento debe incluir:
- Monto recibido.
- Gastos efectuados y su desglose.
- Comprobantes de cada gasto.
- Remanente devuelto, en caso de existir.
Reglas especiales para fedatarios públicos y otros intermediarios
Además, la Regla 2.7.1.42. establece disposiciones específicas para fedatarios públicos, agentes aduanales y navieros que manejan gastos por cuenta de terceros. Estas figuras deben cumplir con los mismos requisitos de documentación y devolución de montos no utilizados dentro de los plazos señalados.
Conclusión sobre el gasto a cuenta de terceros
El cumplimiento de estas reglas es esencial para evitar problemas fiscales y garantizar la deducibilidad de los gastos. Tanto empresas como terceros responsables de estos pagos deben planear con anticipación y asegurarse de emitir los CFDI correspondientes con el complemento adecuado. Esto permitirá un cierre fiscal ordenado y sin riesgos para 2024.