Requisitos, límites y obligaciones que establece el SAT para deducir correctamente viáticos y gastos de viaje en tu empresa
Aunque muchas veces se usan como sinónimos, en este caso viáticos y gastos de viaje, existe una diferencia práctica entre ambos.
¿Qué son los viáticos y los gastos de viaje?
- Viáticos: son los anticipos en dinero que una empresa otorga a sus trabajadores antes de un viaje laboral.
- Gastos de viaje: son los pagos que se realizan durante el viaje, ya sea con recursos propios o con los viáticos previamente entregados.
Ambos pueden ser deducibles fiscalmente, siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Requisitos para que los viáticos sean deducibles
Según el Artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley del ISR), para que los viáticos puedan deducirse correctamente, deben cumplir con lo siguiente:
1. Uso exclusivo para fines laborales
Deben destinarse exclusivamente a actividades relacionadas con el trabajo, como:
- Hospedaje
- Alimentación
- Transporte
- Renta de automóviles
2. Realizarse fuera de la zona de trabajo
Los gastos deben efectuarse fuera de un radio de 50 kilómetros del lugar donde opera la empresa.
3. Contar con comprobantes fiscales válidos
Todos los gastos deben estar respaldados con comprobantes fiscales (facturas) que cumplan con los requisitos del SAT.
4. No exceder los límites establecidos por ley
Existen montos máximos para ciertos conceptos, tanto en territorio nacional como en el extranjero (los veremos en el siguiente apartado).
Límites para la deducción de viáticos
El SAT establece topes deducibles para algunos conceptos. Aquí te presentamos los principales:
| Concepto | En territorio nacional | En el extranjero |
|---|---|---|
| Alimentación | Hasta $750.00 MXN | Hasta $1,500.00 MXN |
| Renta de automóviles | Hasta $850.00 MXN diarios | N/A |
| Hospedaje | Sin límite | Hasta $3,850.00 MXN |
| Seminarios/Congreso | Sin límite | Sin límite |
Importante: Gastos que superen estos límites no podrán deducirse fiscalmente, aunque se haya emitido factura válida.
¿Los trabajadores pagan impuestos por los viáticos?
No, siempre y cuando:
- Los viáticos hayan sido utilizados para fines laborales.
- El trabajador entregue los comprobantes fiscales correspondientes.
En este caso, los viáticos están exentos del pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR) para el trabajador.
Obligación del empleador sobre los viáticos y gastos de viaje: emitir constancia
Cada año, antes del 15 de febrero, el patrón debe emitir una constancia que detalle los viáticos entregados a cada trabajador durante el año anterior.
Actualmente, esta constancia puede integrarse en el CFDI de nómina, simplificando el proceso para el empleador.
Conclusión sobre los viáticos y gastos de viaje
Para evitar sanciones o pérdidas en la deducción de impuestos, las empresas deben:
- Mantener controles internos claros sobre los viáticos.
- Verificar que cada gasto cumpla con los requisitos y límites del SAT.
- Capacitar al personal para emitir, recibir y resguardar correctamente los comprobantes fiscales.
Una buena gestión de los viáticos no solo cumple con la ley, también mejora la eficiencia administrativa de la empresa.