Las constancias de viáticos son esenciales tanto para la contabilidad interna de la empresa como para cumplir con las obligaciones fiscales ante el SAT.
Estos documentos (constancias de viáticos) justifican los gastos de viaje y representación realizados por los empleados fuera de su lugar habitual de trabajo.
Obligaciones fiscales y contables
Según la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley del ISR), una de las obligaciones patronales es proporcionar, a más tardar el 15 de febrero de cada año, la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los gastos pagados en el año calendario que estén exentos. Esto está establecido en el Artículo 99, fracción VI, de la Ley del ISR.
Viáticos exentos
El Artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISR indica que los viáticos exentos son aquellos que se gastan efectivamente en el servicio del patrón y se comprueban con los comprobantes fiscales correspondientes. La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2024, en su Regla 2.7.5.3., establece que no se requiere emitir constancia y CFDI por viáticos comprobados por el trabajador cuando se ha emitido el CFDI de nómina.
Emisión del CFDI de nómina
Los contribuyentes que pagan sueldos y salarios pueden cumplir con la obligación de expedir la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año mediante la emisión y entrega del CFDI de nómina, siempre que en este documento se refleje la información de los viáticos correspondientes según las disposiciones fiscales aplicables.
Única alternativa para hacer constar la entrega de viáticos
En la práctica, la emisión del CFDI de nómina es la única alternativa viable para documentar la entrega de viáticos a los trabajadores. Esto se debe a que, desde la desaparición en 2017 de las constancias de salarios, no existe otro documento específico para estos pagos. Por lo tanto, es crucial que los patrones verifiquen que las cantidades estén correctamente documentadas en los comprobantes de nómina.
Mantener un adecuado control y registro es fundamental para asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar problemas con el SAT.