La cancelación de un CFDI no es solo un tramite contable
Es un proceso que puede impactar directamente en la operación diaria de tu negocio. Si no se gestiona la cancelación del CFDI a tiempo, una diferencia comercial puede convertirse en un problema fiscal con el SAT.
En esta guía práctica encontrarás los plazos reales para cancelar un CFDI, las excepciones en las que no necesitas autorización del receptor y las mejores prácticas para justificar la cancelación sin contratiempos.
Plazos para responder a la cancelación de CFDI
La ley es clara: los CFDI solo pueden cancelarse en el mismo ejercicio en que se emitieron. Sin embargo, la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) amplía este plazo hasta el mes en que se presenta la declaración anual del ISR.
En la operación diaria, lo importante es este punto:
- El receptor tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar la cancelación desde que recibe la solicitud en el Portal del SAT (Regla 2.7.1.34 RMF).
- Si no responde en ese plazo, la cancelación se considera aceptada automáticamente.
- Para contar correctamente los días, aplica lo señalado en el Artículo 12 del CFF: fines de semana y días inhábiles no se incluyen.
Casos en los que no necesitas aceptación del receptor
El SAT contempla escenarios en los que el emisor puede cancelar el CFDI sin esperar respuesta del cliente, conocerlos evita demoras innecesarias.
Tabla de excepciones de cancelación
| Supuesto | Descripción | ¿Aceptación del receptor? |
|---|---|---|
| Monto hasta $1,000.00 | CFDI cuyo total no supera mil pesos. | No requerida |
| Nómina | CFDI emitidos por sueldos y salarios. | No requerida |
| Egresos | Notas de crédito u otros CFDI de egresos. | No requerida |
| Traslado | CFDI de traslado. | No requerida |
| RIF / público en general | Tickets globales y operaciones del RIF. | No requerida |
| Residentes en el extranjero | CFDI emitidos a extranjeros. | No requerida |
| Cancelación en el día siguiente | Si se cancela dentro del día hábil posterior a la expedición. | No requerida |
| Agro, silvícola, ganadero y pesca | Ingresos con PAC autorizado. | No requerida |
| Sistema financiero | CFDI de bancos y entidades financieras. | No requerida |
| Federación | CFDI por derechos, productos y aprovechamientos. | No requerida |
Cómo justificar la cancelación de CFDI de ingresos
El Artículo 29-A del CFF establece que, al cancelar CFDI de ingresos, debes justificar y soportar documentalmente el motivo. El SAT puede solicitarlo en revisiones, por lo que conviene armar un expediente por cada caso.
Consejos mínimo de soporte
- Explicación breve del motivo (error en concepto, importe o receptor; devolución; bonificación).
- Documentos de respaldo: pedido, contrato, correo de autorización, acuse de devolución, nota de crédito vinculada.
- Identificación de folios: UUID del CFDI original y del CFDI sustituto o nota de crédito.
- Evidencia de la solicitud de cancelación y su estatus en el Portal del SAT.
Buenas prácticas para no perder plazos ni evidencias
- Centraliza el buzón tributario: define responsables y suplentes, sobre todo en cierres de mes.
- Documenta el motivo: evita usar causas genéricas, cada cancelación debe dejar un rastro claro.
- Sustituye cuando corresponda: si hubo un error en los datos, emite el CFDI correcto y relaciónalo con el folio cancelado.
- Capacita a ventas y cobranza: suelen detectar primero los errores; dales un protocolo para escalar casos.
- Controla los tiempos: recuerda que los tres días son hábiles y considera los días festivos oficiales.
Preguntas frecuentes sobre cancelación de CFDI
1. ¿Puedo cancelar un CFDI fuera del ejercicio fiscal en que se emitió?
No, los CFDI solo pueden cancelarse dentro del mismo ejercicio fiscal. Sin embargo, la RMF permite hacerlo hasta el mes de la declaración anual del ISR del ejercicio correspondiente.
2. ¿Qué pasa si el receptor no responde a la solicitud de cancelación?
Si transcurren tres días hábiles sin respuesta, la cancelación se considera aceptada automáticamente.
3. ¿En qué casos no necesito la aceptación del receptor?
Algunos ejemplos son: CFDI de nómina, notas de crédito, ingresos menores a $1,000, CFDI emitidos a extranjeros, tickets del RIF o CFDI de traslado, entre otros (ver tabla de excepciones).
4. ¿Qué documentación necesito para justificar la cancelación?
Debes contar con: motivo de la cancelación, documentos de respaldo (pedido, contrato, correo, nota de crédito), identificación de folios y evidencia de la solicitud en el Portal del SAT.
5. ¿Cómo puedo evitar problemas por retrasos en la cancelación?
Centraliza el buzón tributario, asigna responsables, documenta claramente cada caso y capacita al personal de ventas y cobranza para detectar errores oportunamente.