Facturar correctamente los viáticos (CFDI) puede ahorrarte problemas con el SAT
En México, cuando una empresa paga o reembolsa viáticos a sus empleados por viajes relacionados con el trabajo, es necesario emitir un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Pero una duda común entre empresarios y contadores es: ¿debe estar este CFDI a nombre del trabajador o del patrón?
La respuesta no es única. Depende de varios factores, y tomar la decisión correcta puede marcar la diferencia entre una deducción válida o un gasto que el SAT no acepte.
¿A nombre de quién se debe emitir el CFDI de viáticos?
El artículo 57 del Reglamento de la Ley del ISR tiene la clave
Según el Artículo 57 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), cuando un trabajador realiza un viaje por motivos laborales, los CFDI de viáticos pueden emitirse a nombre del trabajador. Esto es válido siempre que el empleado preste servicios personales subordinados al patrón (es decir, tenga una relación laboral formal con la empresa).
¿Entonces siempre deben facturarse a nombre del trabajador?
No necesariamente. Esta opción es válida, pero no obligatoria. Pero, también es posible emitir el CFDI a nombre del patrón, especialmente cuando se busca simplificar la carga administrativa.
¿Qué opción es más recomendable?
Desde el punto de vista administrativo y fiscal, lo más recomendable es emitir los CFDI de viáticos a nombre del patrón, por las siguientes razones:
- El SAT precarga las deducciones en su sistema usando el RFC del patrón, no del trabajador.
- Si los comprobantes están a nombre del trabajador, puede generarse una discrepancia fiscal, lo que obliga a realizar aclaraciones posteriores.
- Emitir a nombre del patrón facilita el control interno y la contabilidad de la empresa.
Aunque estas discrepancias pueden aclararse, representan una carga administrativa adicional que se puede evitar fácilmente.
¿Qué pasa cuando los viáticos (CFDI) son para un prestador de servicios independiente?
Aquí la regla cambia. Si el viaje o gasto beneficia a una persona que presta servicios profesionales (honorarios) a la empresa, los CFDI siempre deben emitirse a nombre del patrón.
Si el comprobante se emite a nombre del prestador de servicios y no del contribuyente (patrón), el gasto no será deducible, ya que no cumple con los requisitos fiscales establecidos.
Conclusión: evita errores y toma la mejor decisión fiscal
Si tu empresa cubre viáticos para empleados, puedes emitir el CFDI a nombre del trabajador o del patrón. Pero si buscas simplificar procesos y evitar futuras aclaraciones ante el SAT, lo más recomendable es emitirlos siempre a nombre del patrón.
Y si trabajas con prestadores de servicios independientes, no hay opción: los CFDI deben ir a nombre del patrón, o perderás la deducción.