Aunque el SAT exige un complemento fiscal especial para gastos hechos por terceros, los viáticos no están sujetos a esta obligación
Aquí te explicamos, en palabras sencillas, por qué los gastos de viaje siguen sus propias reglas y cómo puedes cumplirlas correctamente sin complicar la operación de tu empresa con el complemento de gastos.
¿Qué dice la regla 2.7.1.12 del SAT?
La regla 2.7.1.12 de la Resolución Miscelánea Fiscal obliga a las empresas que hacen pagos o erogaciones a través de un tercero a incluir en su CFDI un complemento llamado:
“Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”.
El objetivo de este complemento es claro: identificar de dónde viene el dinero y cómo se gastó cuando no lo ejerce directamente la empresa.
Sin embargo, esta disposición ha causado confusión, especialmente en lo que respecta a los viáticos, porque en estos casos el trabajador es quien gasta el dinero… pero sigue siendo dinero de la empresa.
¿Los viáticos también deben incluir este complemento?
Aquí es donde entran las dudas: si el trabajador gasta dinero de la empresa para viajes, ¿eso cuenta como un gasto por cuenta de terceros?
La respuesta, según los expertos fiscales, es no.
¿Por qué? Porque los viáticos ya tienen sus propias reglas para ser deducibles, establecidas en la Ley del ISR y su reglamento, que son:
- Comprobar con CFDI expedido por el proveedor.
- Identificar al trabajador que realizó el gasto.
- Especificar motivo y destino del viaje.
Añadir el complemento de la regla 2.7.1.12 a los viáticos sería redundante e innecesario. Incluso, violaría el principio de simplicidad administrativa.
¿Qué aplica y qué no?
| Concepto | Viáticos (Ley ISR) | Regla 2.7.1.12 |
|---|---|---|
| CFDI con requisitos fiscales | Sí | Sí |
| Complemento “Identificación del recurso…” | No requerido | Obligatorio |
| Detalle de destino y motivo | Obligatorio | Opcional |
| Límites de exención al trabajador | Sí (art. 93 LISR) | No contempla |
| Sanciones por omisión | Rechazo de deducción | Multa y no deducible |
Como ves, los viáticos ya cumplen con requisitos muy específicos, distintos a los que establece esta regla para otros gastos por cuenta de terceros.
Buenas prácticas para documentar correctamente tus viáticos
Para evitar problemas con el SAT, los expertos recomiendan:
- Entregar anticipos por transferencia bancaria para evitar el manejo de efectivo.
- Solicitar los CFDI al trabajador en el mismo mes de la erogación.
- Verificar que el RFC de la empresa aparezca como receptor en los comprobantes.
- Registrar en pólizas contables el número de viaje y su objetivo.
- Liquidar sobrantes o faltantes con un solo reembolso.
Recomendación final sobre el complemento de gastos: manuales internos
Los despachos fiscales recomiendan tener dos manuales separados:
Uno específico para viáticos y otro para gastos por cuenta de terceros. Así, cuando el SAT solicite aclaraciones, la empresa puede demostrar fácilmente que cumplió con las reglas correspondientes para cada tipo de gasto.