Muchas empresas y empleados piensan que basta con guardar los documentos (nómina) laborales por un año después de terminar una relación de trabajo
Esto es cierto… pero solo a medias. El problema es que no solo la Ley Federal del Trabajo (LFT) manda: también tienes que cumplir con las reglas del SAT y el IMSS, que exigen conservar nómina, contratos y recibos hasta por 10 años en caso de revisión.
En este artículo te explicamos cuánto tiempo debes conservar cada documento, qué dice la ley y cómo evitar multas y dolores de cabeza.
La ley no es la misma para todos
La LFT establece un criterio más corto, pensado solo para temas laborales. Pero las autoridades fiscales y de seguridad social tienen plazos más largos para auditorías y revisiones.
¿Qué dice cada autoridad sobre los documentos de Nómina?
- LFT (Ley Federal del Trabajo, Artículo 804):
Los contratos, recibos y listas de asistencia deben guardarse durante toda la relación laboral y por un año más después de la baja del empleado.
Este plazo se basa en el tiempo que tiene el trabajador para presentar demandas laborales. - LSS (Ley del Seguro Social, Artículo 15):
Las nóminas y las llamadas “listas de raya” deben conservarse cinco años después de su emisión, para poder comprobar las cuotas pagadas al IMSS. - CFF (Código Fiscal de la Federación, Artículo 30):
Toda la contabilidad —incluidos los CFDI de nómina, contratos y la contabilidad electrónica— debe guardarse mínimo cinco años, contados desde la fecha en que se presentó la declaración correspondiente.
En caso de que la autoridad detecte irregularidades o inicie una revisión, el plazo puede ampliarse hasta 10 años.
Tabla de plazos: cuánto tiempo guardar cada documento
| Documento | Ley que lo exige | Plazo mínimo | Desde cuándo se cuenta |
|---|---|---|---|
| Contrato laboral, recibos, listas de asistencia | LFT Art. 804 | 1 año | Tras la baja del empleado |
| Nóminas y listas de raya | LSS Art. 15 | 5 años | Desde la emisión |
| CFDI de nómina, contratos, contabilidad electrónica | CFF Art. 30 | 5 a 10 años | Desde la declaración fiscal |
Buenas prácticas para evitar sanciones
Las multas por no presentar estos documentos cuando te los solicitan pueden ser costosas. Por eso, conviene organizarse y prevenir. Aquí algunos consejos prácticos:
Digitaliza y respalda
Convierte tus expedientes en archivos digitales y guarda copias cifradas en la nube o en dispositivos seguros. Así podrás encontrarlos fácilmente cuando la autoridad los requiera.
Etiqueta bien tus archivos
Ponles nombre claro a tus documentos, con la fecha de emisión y las palabras clave (como ISR, IMSS o finiquito). Así sabrás exactamente qué plazo le aplica a cada uno.
Toma siempre el plazo más largo
Aunque la LFT solo pide conservar un año, el SAT puede pedir hasta 10 años. Por eso, adopta como política interna el plazo mayor para evitar riesgos.
Revisa tus expedientes cada año
Recuerda: los plazos fiscales empiezan a contar desde que presentas la declaración, no desde la fecha del documento. Por eso conviene revisar periódicamente qué archivos ya puedes depurar… y cuáles aún debes conservar.
Conclusión sobre el resguardo de los documentos de Nómina
No te confíes con el plazo mínimo de la LFT. Cumplir con las reglas del SAT y del IMSS implica ser más precavido y guardar tus documentos durante más tiempo del que muchos piensan.
Organiza bien tus expedientes, digitalízalos y respeta siempre el plazo más largo. Esto te evitará multas, problemas legales y mucho estrés cuando lleguen las auditorías.